Unos y otros, en sus visitas, reciben un tríptico, gracias a una subvención de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía,que ha sido diseñado a modo de soporte informativo para los visitantes de las instalaciones de La Reconquista.
La publicación explica de una manera sencilla los fondos documentales en los que se divide el archivo, aclara las consultas más frecuentes de los usuarios, expone las estadísticas en cuanto a visitas, y ofrece otros datos de interés como las normas de uso de las instalaciones.
El AMA custodia en sus instalaciones la documentación generada y recibida por las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones.
Los documentos que se reciben, una vez organizados e instalados correctamente, podrán ser utilizados tanto por el Ayuntamiento como por los ciudadanos para la gestión administrativa, investigación, información, ocio, etc.
El AMA podrá, además, incrementar sus fondos mediante ingresos extraordinarios, a través de donaciones, legados, compras, reintegraciones o depósitos.
Sus instalaciones fueron inauguradas el 22 de julio de 2005 en el centro cívico La Reconquista.
Habría que distinguir, en primer lugar, los dos significados que tiene la palabra archivo. Por un lado, se entiende por archivo el conjunto documental que se genera y se custodia por una entidad, que en nuestro caso es el Ayuntamiento. Y, por otro lado, archivo sería el local y las instalaciones donde se alberga y se trata adecuadamente los fondos documentales.
Documentos desde 1753
En la actualidad, el local está adaptado para tratar correctamente la documentación municipal, con una superficie de 900 metros cuadrados.
Se compone de varias zonas que delimitan sus funciones. Una zona pública compuesta por la recepción, la biblioteca auxiliar, atención al público y la sala de investigadores. Una zona privada destinada a administración y dirección. Y finalmente existe una zona reservada, donde se ubica el depósito de documentos, cuyo acceso está reservado al personal autorizado.
El archivo custodia documentación desde el año 1753 hasta 2004. Estos fondos, que son todos municipales porque son aquellos generados por las distintas oficinas y demás organismos dependientes del Ayuntamiento, así como aquella documentación enviada al municipio por otros organismos y particulares (cartas, solicitudes, informes, etc.).
La documentación se ha dividido en dos por razones prácticas. De este modo, hablamos de un fondo administrativo y de un fondo histórico.
Fondos
Dentro del fondo histórico, el archivo tiene inventariados y organizados 74 cajas y 3 libros. El fondo administrativo tiene inventariadas y organizadas 1.910 cajas y, al igual que el fondo histórico, cada día va aumentando el número de documentos que se organizan para el servicio al ciudadano, a los investigadores y a la propia Administración.
Y es que un archivo no es sólo un depósito de documentos, es algo más: una institución cultural y de servicio al ciudadano y a la Administración.
Una muestra de su actividad de difusión cultural lo constituyen, por ejemplo, las I Jornadas de Puertas Abiertas celebradas del 26 de julio al 3 de agosto de 2006, con motivo del primer aniversario. Porque, la historia del archivo es corta, pero continuamente se va construyéndola con el trabajo y con los proyectos que desarrolla este departamento, que depende de la Delegación de Cultura.
